１ページでまとめるシンプル資料とは？

新年度を迎える4月。入社、転職、異動など新たな気持ちでスタートされた方も多いことでしょう。社会人であれば、企画書、報告書、提案書、プレゼン資料など、文章を書く場面は多々あります。ところが、資料を作るのに時間がかかってしまう、文章が苦手、伝わらない、と自覚している方も少なくありません。私自身思い起こせば、学生時代にも資料作成方法を習ったという記憶はありません。見様見真似で作成している人も多いのではないでしょうか。

今回ご紹介する資料作成とは、『短時間で分かりやすい資料を作ること』がゴールです。時間の目安は、１ページ（Ａ４）３０分～１時間。あくまでも「分かりやすい」がゴールです。きれいな資料、上手な資料ではありません。私たちはデザイナーではありませんので、一直線に「相手が分かる」を目指します。文章作成の「基本のき」を、【１】文章編、【２】図解編、【３】レイアウト編、の3回に分けてご紹介します。既知の内容もあるとは思いますが、ぜひ一度実践してみてください。資料作成方法一つで、業務効率化、生産性の向上につながる可能性大です。

資料作成で重要な３つのこと

文章作成の基本

文章作成のテクニカルな基本を５つのポイントとしてまとめ、次ページで紹介します。
表題については、新聞の見出しを思い出してください。新聞の見出しは長くても25文字程度です。見出しを読んでから、記事を読むかどうか判断する方も多いと思います。同じことが、私たちの文章作成でも言えるのです。

文章の構造・・・言いたいことを３つにまとめる

文章をまとめる際に頭の中で考えようとすると、非常に難しく時間もかかります。パソコンを開く前に、まずはペンを片手に紙面上でこの作業を進めてください。そうすれば、パソコンの画面を開いたまま手が止まるという事態を避けられ、短時間で簡単にまとめられます！次回は【図解】について説明します。